Automatización de facturación con OCR e integración CONTPAQi
El reto
Una distribuidora de alimentos con sede en Puebla procesaba entre 200 y 350 facturas diarias de sus proveedores. Dos empleados dedicaban más de 6 horas al día a capturar datos manualmente en CONTPAQi: RFC, importes, conceptos, fechas de vencimiento. Los errores de captura generaban diferencias en la conciliación mensual que tardaban días en resolverse.
El director general sabía que había una forma mejor de operar, pero no tenía claro si “eso de la IA” era para empresas de su tamaño ni cuánto costaría. La principal preocupación: no quería reemplazar CONTPAQi, en el que llevan más de 8 años trabajando.
La solución
Implementamos un pipeline de procesamiento de documentos con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) entrenado específicamente en facturas del SAT en formato PDF y XML. El sistema extrae automáticamente todos los campos relevantes, los valida contra el catálogo de proveedores existente y los ingresa directamente en CONTPAQi a través de su API de integración, sin modificar el flujo de trabajo actual.
Las facturas que no pasan la validación automática se envían a una cola de revisión con los campos problemáticos resaltados. El equipo solo interviene en excepciones ,menos del 8% del volumen total. El proyecto tomó 6 semanas desde el diagnóstico hasta la entrega en producción.
Resultados
“Pensé que esto era solo para empresas grandes. En seis semanas automatizamos lo que antes nos tomaba dos personas. Y CONTPAQi sigue exactamente igual, solo que ahora se alimenta solo.”Director General · Distribuidora de alimentos, Puebla
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